Ogni chiusura di bilancio porta con sé una serie di operazioni ripetitive che sottraggono tempo prezioso alle risorse amministrative. Per un cliente con una struttura contabile complessa ed un’eccellenza in ambito sociosanitario sul territorio bresciano, la sfida era gestire la ripartizione dei costi comuni accumulati durante l’esercizio.

Parliamo di 600.000 € di costi generali che, a fine anno, dovevano essere riallocati correttamente su 20 centri di costo differenti, utilizzando il criterio del fatturato proporzionale.

Il problema dell’allocazione tradizionale

Fino ad oggi, questo processo richiedeva una mole di lavoro manuale non indifferente:

• Calcoli extra-contabili: Estrazione dei dati e calcolo delle percentuali di ripartizione su fogli Excel.
• Inserimento manuale: Registrazione di ogni singola riga di primanota per stornare il centro di costo generale e caricare i centri di costo specifici.
• Rischio di errore: Con centinaia di righe da inserire, la probabilità di un refuso o di un errore di calcolo era elevatissima.

L’obiettivo non era solo risparmiare tempo, ma garantire l’integrità del dato contabile eliminando l’intervento umano nelle operazioni massive.

La Soluzione: Automazione e Precisione

Ho sviluppato un sistema di ripartizione contabile automatizzata integrato con i dati della contabilità ordinaria. Il processo ora si articola in tre fasi rapide:

• Export e Import: Il sistema produce e importa direttamente le scritture contabili necessarie senza alcun inserimento manuale.
• Analisi del Fatturato: Il sistema analizza automaticamente il volume d’affari di ciascuno dei 20 centri di costo per determinare la quota percentuale di competenza.
• Generazione delle Scritture: Viene generato l’algoritmo di ripartizione applicato al totale dei costi (600k €).

I Risultati in numeri

L’implementazione dell’automatismo ha trasformato un lavoro di diversi giorni in un’operazione di pochi istanti:

Obiettivo	Risultato Ottenuto
Volume di costi ripartiti	600.000 €
Scritture contabili generate	Circa 2.400 righe
Tempo di esecuzione	Pochi secondi
Coinvolgimento amministrativo	Zero (solo supervisione finale)

Conclusione

Grazie a questo intervento, l’ufficio amministrativo è stato liberato da un compito alienante e propenso all’errore. Questo progetto dimostra come, anche in ambiti tradizionali come la contabilità ordinaria, l’automazione mirata possa generare un valore immediato, permettendo alle persone di concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto.